Naar het eindverslag

De reis naar Munchen en Milaan zal plaatsvinden van 21 april tot en met 1 mei 2012. De organisatie is in handen van de FMF-commissie “Da: Vinci”, ook aangeduid met “commissie-KBE”.

 

Om deel te nemen aan de reis moeten belangstellenden zich aanmelden via de link “inschrijven” in het linker menu. De aanmeldingsperiode loopt van 21 november 2011 tot en met 23 december 2011. Er zullen 27 mensen kunnen deelnemen aan de reis. Van deze 27 plaatsen zijn er 20 plaatsen beschikbaar voor “gewone” FMF leden. 5 plaatsen zijn gereserveerd voor de KBE-commissie en 2 plaatsen zijn gereserveerd voor stafleden die onze reis zullen vergezellen.

 

De reis zal plaatsvinden in busjes die plaats bieden aan negen personen. Voor het besturen van deze busjes zijn ervaren chauffeurs nodig. Bij aanmelding dienen belangstellenden aan te geven of zij zo’n busje kunnen en willen rijden. Hieraan wordt de voorwaarde gesteld dat een chauffeur ten minste 20 jaar oud is en ten minste één jaar zijn rijbewijs heeft. Verder dient een chauffeur over ruimschoots voldoende rijervaring te beschikken. Aanmelding als chauffeur schept de verplichting om, wanneer de commissie hierom vraagt, één van de busjes te besturen.

 

De aanmelding en lotings procedure voor de KBE staan beschreven in artikel 6.4 van het huishoudelijk reglement van de FMF (enkel, maar alles, van artikel 6.4 wat van toepassing is op de deelnemers is hier vermeld):

 

1. (a) Deelname aan een KBE staat, met uitzondering van het bepaalde in lid 1 sub b, slechts open voor gewone leden, die op het moment van sluiting van de aanmeldingstermijn ten minste een half jaar ingeschreven staan bij 1 of meer van de studies die vermeld worden in artikel 2.2 lid 10.

 

(b) De commissie-KBE moet er naar streven twee leden van de wetenschappelijke staf te zoeken die aan de KBE deelnemen als begeleider. De commissie streeft ernaar om begeleiders uit verschillende disciplines mee te nemen.

 

3. Aanmeldingen die na sluiting van de aanmeldingstermijn binnenkomen worden niet in behandeling genomen. Hetzelfde geldt voor aanmeldingen die onvolledig of onduidelijk zijn, dit ter beoordeling aan de persoon of instantie die de loting verricht.

 

4. Indien er meer aanmeldingen zijn binnengekomen dan het door de commissie-KBE vastgestelde aantal beschikbare plaatsen, dan dient er geloot te worden. De loting zal, onverminderd het bepaalde in lid 1 en lid 3, als volgt plaats vinden:

 

(a) De aanmeldingen worden verdeeld in twee groepen. De personen in de eerste groep, bestaande uit mensen die nog nooit als deelnemer zijn mee geweest met een KBE, krijgen twee loten. De personen in de tweede groep, bestaande uit mensen die al een keer zijn mee geweest met een KBE als deelnemer, krijgen ëën lot. De beschikbare plaatsen zullen worden verdeeld over de aanmeldingen door middel van loting. Wanneer een persoon voor de tweede keer wordt getrokken tijdens de loting, zal een vervangend lot worden getrokken. Indien nodig zullen, om genoeg chauffeurs te waarborgen, bij de laatste trekkingen voor de beschikbare plaatsen enkel chauffeurs kunnen meeloten. De in lid 1 sub b genoemde begeleiders zijn zeker van hun plaats en hoeven niet mee te loten.

 

(b) De wachtlijst wordt gevormd door personen die zich ingeschreven hebben, maar die in eerste instantie niet ingeloot zijn. De volgorde wordt vastgesteld door loting, waar als een persoon voor de tweede keer wordt getrokken, een vervangend lot wordt getrokken, totdat er geen loten meer zijn.

 

(c) Bij situaties waar de bovenstaande lotingsprocedure geen uitsluitsel geeft, beslist de commissie- KBE.

 

5. Iedereen die zich aangemeld heeft en niet aanwezig was bij de loting, krijgt binnen veertien dagen na sluiting van de aanmelding bericht omtrent de uitslag van de loting.

 

Verplichtingen na aanmelden

 

De kosten voor deelname aan de KBE zijn maximaal 300 euro. Hier zitten de kosten voor de reis en het verblijf bij inbegrepen. Tevens krijgen alle deelnemers elke dag zakgeld voor eten of zorgt de commissie-KBE voor een gemeenschappelijke maaltijd.

 

Afgezien van de deelnemersbijdragen vormen subsidies een groot deel van de inkomsten van de KBE. Ëën van deze subsidies, die van de Nederlandse Natuurkundige Vereniging (NNV), is afhankelijk van het aantal NNV-leden dat onder de deelnemers is. Om deze reden wordt een verhoogd tarief van maximaal 345 euro gehanteerd voor deelnemers die geen NNV-lid zijn. Lid worden kan via nnv.nl en kost voor studenten maximaal 11 euro per jaar. Op het moment van inschrijving hoef je nog geen NNV-lid te zijn; als je daadwerkelijk deelnemer bent, moet dit wel.

 

In artikel 6.5 van het huishoudelijke reglement van de FMF staan de volledige verplichtingen na aanmelding voor de KBE precies beschreven:

 

1. Door aanmelding voor een KBE verplicht men zich tot:

 

(a) het betalen van de door de commissie-KBE vast te stellen deelnemersbijdrage. Deze kan echter niet meer bedragen dan het maximum dat voor aanmelding werd vermeld. De betaling dient te geschieden op de wijze die door de commissie-KBE wordt voorgeschreven;

 

(b) het gedurende de gehele excursie stipt opvolgen van de aanwijzingen van de commissie-KBE;

 

(c) het deelnemen aan alle onderdelen van het programma waarvan niet nadrukkelijk is afgesproken dat zij facultatief zijn.

 

2. De verplichtingen uit lid 1 vervallen:

 

(a) door het intrekken van de aanmelding, uiterlijk vierentwintig uur voor sluiting van de aanmeldingstermijn;

 

(b) indien men na loting op de wachtlijst staat.

 

3. Door aanmelding geeft men te kennen, dat men akkoord gaat met de regels die voor sluiting van de aanmeldingstermijn door de commissie-KBE of de ALV zijn gesteld ten aanzien van aanmelding, loting, voorbereiding en deelname.

 

4. Wanneer een deelnemer zich terugtrekt, blijft de verplichting tot het betalen van de in lid 1a genoemde deelnemersbijdrage bestaan. Indien iemand bereid wordt gevonden de vrijgekomen plaats in te nemen vervalt deze verplichting. Degene die zich heeft teruggetrokken wordt verplicht eventuele kosten die voortvloeien uit zijn terugtrekking te betalen.

 

5. Een commissie-KBE kan, zonder dat de verplichting uit lid 1 sub a komt te vervallen, leden die ingeloot zijn, maar na de loting het lidmaatschap zijn kwijtgeraakt, uitsluiten van deelname aan de excursie en de activiteiten, die daarmee verband houden. De verplichting uit lid 1 sub a vervalt nadat de commissie-KBE een vervanger heeft gevonden op de in lid 6 omschreven wijze.

 

6. Indien iemand te kennen geeft zich terug te willen trekken voor een KBE, dan zal de persoon, die als hoogste op de wachtlijst staat vermeld in de gelegenheid worden gesteld de plaats en verplichtingen van diegene die zich terug wil trekken, over te nemen. Mocht door het uitvallen van de ingelote deelnemer een tekort aan chauffeurs ontstaan, dan zal in plaats van de eerste persoon op de wachtlijst de eerste chauffeur op de wachtlijst worden gevraagd. Ziet hij daarvan af, dan wordt hij afgevoerd van de wachtlijst. Dit proces herhaalt zich totdat de er op deze wijze iemand gevonden is, dan wel de wachtlijst leeg is.